Как избежать смысловых искажений?
Визави (начальник, подчиненный или коллега) неправильно понял ваши слова… Избежать недоразумений (речь идет о четырех основных источниках искажения смысла) помогает алгоритм SMART. Научитесь правильно излагать факты или побуждать к действию.
Мысль изреченная есть ложь
Существует несколько источников искажений смысла, ведь мысль и речь не всегда тождественны, то есть можно что-то упустить из виду или не поставить акцент на один из важных моментов…
«Разрыв» усиливается при восприятии информации собеседником. Например, человек находится под впечатлением какого-то события (не полностью сосредоточен) или внутренне сопротивляется новой задаче, или неправильно интерпретирует ваши слова.Затем, на этапе осмысления, когда визави начинает анализировать вводные (рассуждать, как оптимально выполнить задачу), «разночтение» снова увеличивается.
Другими словами, информация, которая была проговорена во время беседы, и то, какой она стала видеться через час слушавшим — две большие разницы. Поэтому установка: «надо понимать с полуслова» — абсолютно неправомерна. Добавлю: ошибка подчиненного — всегда недоработка начальника. Задача руководителя: правильно сформулировать мысль, структурировать распоряжения и позаботиться о том, чтобы их поняли однозначно. Как этого достичь?
Бизнес-тренер, ТоР фасилитатор, эксперт в психологии общения Евгений Москаленко: «Ситуация: руководитель — весьма раздосадован; подчиненный — сильно расстроен. Проблема глазами начальника: дал задание и доходчиво объяснил, как его выполнить, а исполнитель «запорол» работу. Мнение специалиста: сделал точно, как скомандовал шеф».
SMART — значит умный
Сформулируйте цель/задачу (подчеркну: сначала только для себя). Ведь точно выполнить задание человек и/или коллектив может лишь в том случае, если правильно изложена суть. Для исключения «разночтения» между запланированным и полученным результатом используйте алгоритм SMART (каждая буква аббревиатуры — критерий, по которому формулируется цель).
Приведу простой пример: в связи с объединением или расширением отделов расположение рабочих мест сотрудников меняется — планируется переезд части специалистов из одного кабинета в другой. Итак, сначала продумайте и четко сформулируйте задачу (повторю: только для себя) по пяти пунктам.
S (SPECIFIC — конкретная). Дайте ответ на вопрос: «Чего надо достичь»? В нашем случае — переместить несколько рабочих мест, условно, с кабинета № 1 в кабинет № 2. Причем этим будут заниматься сами сотрудники.
M (МEASURABLE — измеримая). Измеряйте результат, ведь лишь при вводе точных критериев становится понятно: достигнута цель или нет. Поэтому определите комплектацию рабочих мест, т. е. какая техника и мебель перемещается.
A (AGREED — согласованная с другими равнозначными и целями большего порядка). Учитывайте ситуацию, ведь у специалистов могут быть уже назначены важные встречи с клиентами или идет подготовка отчетов… Поэтому согласуйте переезд с рабочим графиком по выполнению более важных задач — этот критерий отметьте «плюсом» или «минусом».
R (REALISTIC — реалистичная). Разберитесь: насколько выполнима задача с точки зрения ресурсов и обстоятельств? Например, готово ли помещение и есть ли человеческий ресурс. Может оказаться, что из нескольких сотрудников одна — в положении, второй — после операции, у третьего — больная спина, а остальные — в командировках. Это также отметьте «плюсом» или «минусом».
T (TIMED — определена во времени). Установите точное время выполнения задачи и приучите сотрудников самим докладывать о ее завершении.
Запиши – не ленись
Научитесь точно передавать сформулированную мысль (задание). Для этого в течение двух недель записывайте их по алгоритму SMART. Уже через несколько дней появится результат, а за полтора месяца мыслительный аппарат перестроится и выработается устойчивая привычка говорить четко, лаконично и предельно понятно. Люди, которые освоили SMART, не перегружают собеседников лишней информацией, и при этом доводят до сведения все необходимые факты и цифры. Хотя четкость при постановке задания не означает, что оно будет выполнено правильно...
Слушать — не значит слышать!
Позаботьтесь о качественном восприятии ваших слов. Для того чтобы максимально полно донести информацию — обеспечьте сосредоточенность визави, исключив внешние и внутренние помехи. Причем внешние помехи устранить легко, например, предупредите секретаря, чтобы во время совещания в кабинет никто не входил, а также попросите подчиненных оставить мобильные телефоны на рабочем месте.
Гораздо сложнее справиться с внутренними помехами. Ведь наличие физического тела напротив вас не означает, что человек готов воспринимать информацию — он может отнестись к ней предвзято или просто не услышать. Например, руководитель высказал свое недовольство по поводу выполненной работы — исполнитель, понятно, расстроен и его мысли направлены на имеющуюся проблему или у него неурядицы со здоровьем, с детьми, в семье… Поэтому надо обязательно увидеть состояние человека и понять, готов ли он к беседе.
Внимание к разговору можно привлечь страхом, однако при этом визави будет настроен защищаться, а не слушать. Гораздо действеннее посмотреть в глаза, а затем спокойно и доброжелательно задать вопрос: «Все нормально?». После чего скажите, что хотите дать задание и коротко (в нескольких словах) передайте главную суть того, что надо сделать. Потом детализируйте по SMART. А в завершение обязательно резюмировать сказанное.
Обратная связь
Выясните: насколько точно понято задание — это залог получения ожидаемого результата. Если говорить о молодых специалистах, то обязательно поинтересуйтесь: каким образом каждый из них предполагает выполнить работу? Так вам станет понятен ход мыслей новичков и есть возможность сразу внести коррективы и дать совет. Однако с профи подобный разговор неуместен — он оскорбит высококвалифицированных сотрудников и затянет совещание. Спросите лишь о том, какие ресурсы необходимы и какие проблемы могут возникнуть? Исключение — абсолютно новое и сложное задание (тут требуются дополнительные вводные).
Продуктивно и удобно
Планирование целей и постановка задач по алгоритму SMART развивает и оттачивает целенаправленное мышление. Причем, введенные единые критерии на работе способствуют эффективной передаче и эффективному восприятию информации. В результате максимально упрощается процесс коммуникации, плюс исключаются ошибки, связанные с неправильным пониманием и трактовкой поставленных заданий.
SMART (с англ.: — «умный» с оттенком «хитрый», «смекалистый). Аббревиатуру в 1954 г. ввел Питер Друкер. Каждая первая буква английских слов является одним из критериев при постановке цели.
Цель
Specific — конкретная
Обозначьте результат, который необходимо достичь
Мeasurable — измеримая
Подберите критерии оценки успеха
Agree — достижимая
Проанализируйте ресурсы для достижения цели
Realistic — реалистичная
Определите актуальность цели
Timed — определена во времени
Установите срок реализации цели и поэтапный график.
0 Комментарии