Мозговой штурм

Мозговой штурм: 6 этапов, 7 правил и 7 ошибок при мозговом штурме

Как генерировать нестандартные решения и найти идею на миллион. Плюс не ошибиться и учесть даже второстепенные факторы, которые могут привести к непредвиденным сложностям и затратам.

Автор управленческого метода мозговой штурм — американский журналист, маркетолог и писатель Алекс Осборн (1888-1966 гг). Предложенная им концепция основывается на генерации идей (даже самых фантастических) и анализе всех без исключения предложений. В результате обработки и объединения разных концептов появляются лучшие проекты. Добавлю: интеллектуальная игра активно используется уже почти 70 лет.

Мозговой штурм отлично себя зарекомендовал и при реализации сложных задач, и в ситуациях, когда один человек (руководитель) не может найти правильный алгоритм действий. Именно поэтому метод и методика мозгового штурма периодически усовершенствовались и дополнялись (под конкретные задачи). Так, на сегодняшний день существует более двух десятков разновидностей проведения интеллектуальной дискуссии. Надо добавить, что «бои» проводятся в самых преуспевающих компаниях мира. Ведь они стимулируют выдвижение оригинальных предложений и позволяют найти неординарные подходы при отсутствии проторенных дорог.

6 этапов проведения мозгового штурма

Несмотря на простоту метода коллективной генерации идей (КГИ) существует ряд обязательных этапов и правил при проведении мероприятия. А их нарушения могут негативно отразиться на результатах и рабочем настроении команды.

Первый этап — подготовительный. Определите цель и возможные препятствия при ее реализации. Затем выберите репрезентативную группу — в мероприятии должны участвовать специалисты с разным опытом и стажем работы. Оптимальное количество «игроков» — от 9 до 16 человек. К слову, чем больше респондентов, тем разнообразнее будут предложения. В маленьких же коллективах — рекомендуется привлечь всех сотрудников. Люди разбиваются по двум категориям: генераторы идей (5-10 человек) и эксперты по обработке предложений (в их задачу входит анализ и определение лучших ноу-хау). Также необходим ведущий и два секретаря для фиксирования всех без исключения предложений.

Второй этап — информирование. Раздайте бриф, где указывается вся полезная информация по вопросу и повестка дня. Также обязательно оговорите, что количество предложений не лимитируется, но установите время: на их обдумывание (обычно два-три дня) и на одну презентации (максимум пару минут).

Третий этап — условия игры. Проведите «тонкую настройку» коллектива на творческий и рабочий лад. Для этого коротко уточните задачу и акцентируйте внимание на то, что цель мероприятия — продуцирование идей, а не их оценка. Также генераторы и эксперты должны конспектировать основные тезисы из выступлений коллег. Изложите, если прорыв проводится впервые, основные правила.

7 правил проведения мозгового штурма

• Запретите: как положительно оценивать выступления участников (это отвлекает и сбивает с мыслей), так и критические замечания. Речь идет и о вербальных (высказанных словами), и о невербальных приемах (мимике, улыбке, взгляде, движении, например, головы или рук).
• Не допускайте: отвержение идей даже если они кажутся нелепыми. Фантастические проекты после их «заземления» и доработки часто оказываются наиболее эффективными. К тому же любая идея полезна, ведь она активизирует новаторские мысли других членов команды.
• Не позволяйте никому «солировать» — перед проблемой все ранги равны. Также останавливайте любые обоснования и любителей порассуждать.
• Не прекращайте штурм даже, когда появляется ощущение, что решение команда уже нашла. Причина — могут поступить стоящие уточнения и интересные предложения.
• Приветствуйте гипотезы, проведение аналогий и сравнений.
• Поощряйте объединение и комбинирование идей нескольких спикеров — это улучшит итоговый результат.
• Предоставьте возможность изложить свои мысли сначала молодым специалистам, а затем корифеям, кроме того поддерживайте не уверенные в себе людей.

Четвертый этап — выдвижение идей. Используйте (при большом многообразии методик проведения мозгового штурма) лишь один из двух вариантов озвучивания предложений сотрудниками. Причем каждый из них имеет свои «плюсы» и «минусы», поэтому выбирайте наиболее оптимальный для команды. Первый — специалисты высказывают свои мысли по заданной теме в порядке очереди, что позволяет легко вести протокол мероприятия. Второй — члены команды выступают бессистемно, что обеспечивает свободу и естественность, а, значит, возрастает творческий потенциал и креативность.

Пятый этап — тайм-аут. Отведите (после проведения мозгового штурма) неделю на размышления. Причем все это время в офисе должны быть развешены листы с идеями, которые фиксировались во время интеллектуальной атаки. Наглядная «агитация» позволяет усовершенствовать предложения (свои и визави), кроме того, к их обсуждению и доработке присоединится весь коллектив.

Шестой этап — оценка идей. Начинайте работу с группирования предложений по темам. Затем рассматривайте каждое из них, и выбирайте те, которые могут быть реализованы быстро и с наименьшими затратами ресурсов. Кстати, при изучении и анализе идей не забывайте Закон Парето, а именно: 80% последствий вызваны лишь 20% причин. Другими словами, не стоить тратить максимум времени и ресурсов для получения общего результата. Гораздо продуктивнее: определить основные задачи и для их реализации вложить 20% усилий. Благодаря этому на выходе вы получите реализацию целей на 80%.

Закон Парето. Тенденцию проследил американский инженер и теоретик Джозев Мозес Юран (1904—2008 гг). Так, эмпирическое и подтвержденное правило гласит: 80% последствий вызваны 20% причин. Примеры: 20% преступников совершают 80% преступлений; 20% водителей создают 80% аварий; 20% покупателей дают 80% прибыли; 20% населения владеют 80% собственности…

Психолог Светлана Луценко:

Теперь о тайминге: средняя продолжительность одного мозгового штурма — от 20 до 40 минут. Однако это время можно продлить до тех пор, пока активно высказываются новые предложения. Важно учесть: если во время мозгового штурма было генерировано более полусотни идей, и в итоге специалисты наши пять приемлемых (± одно), то мероприятие можно считать успешным. Хотя не исключен и отрицательный вариант. В таком случае есть смысл (через пару дней) пересмотреть записи протоколирования, выбрать лучшие и с помощью повторной групповой дискуссии продуцировать дополнительные ноу-хау.

7 ошибок при проведении мозгового штурма

• Не четко определена тема дискуссии, цель и возможные препятствия.
• Сотрудники не ознакомлены с правилами или ведущий не придерживается их.
• Ведущий — руководитель и подчиненных это сковывает.
• Мероприятие проводится на скорую руку или затянуто больше, чем на час.
• Неправильно создана репрезентативная группа: большинство или опытных специалистов, или молодых.
• Команда не мотивирована выкладываться и креативить.
• Собраны специалисты только по одному направлению работы.

Послесловие. Проведение мозгового штурма — один из важнейших маркеров, который характеризует корпоративную культуру компаний. Более того, данный управленческий инструмент значительно повышает эффективность командной работы и считается одним из самых популярных методов при выработке решений. Отмечу: во время интеллектуальных боев продуцируется огромное количество новых идей, но дискуссию невозможно качественно организовать в коллективах с авторитарным руководителем. Ведь в жестких иерархических структурах по всем вопросам имеется лишь одно правильное мнение, и оно излагается начальником. Соответственно, и подчиненные не мотивированы к творческому поиску.

Читай также: «Тест на креативность: ответы для себя и работодателя».