Матрица Эйзенхауэра: планируем свою успешность

Расставьте приоритеты и освойте искусство управления временем

Проверено: использование метода Эйзенхауэра — грамотная расстановка приоритетов — повышает личную эффективность и сокращает количество часов, проведенных на службе. И главное: тайм-менеджмент позволяет найти время для саморазвития, отдыха и личной жизни.

Матрица Эйзенхауэра — история создания

С ситуацией «текучка заела» сталкивается каждый из нас. Решить проблему управления временем удалось 34-му президенту США (20.01.1953 — 20.01.1961) Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру. Гарант в первые же месяцы после инаугурации понял: выполнение дел по приоритетности под номерами «один, два, три, четыре…» не помогает разгрести завалы, даже если трудиться по 24 часа в сутки. Нужен новый подход! А поскольку на его столе почетное место занимала табличка с надписью: «За моей спиной больше никого нет», — он лично взялся за поиск нового принципа самоорганизации и организации работы.

В результате появилась знаменитая система Эйзенхауэра. Ее концепция оказалась настолько эффективной, что до сих пор является основой одного из разделов практически во всех учебниках по менеджменту.

Как пользоваться окном Эйзенхауэра, примеры распределения дел

Лидерский концепт позволяет расставить приоритеты, то есть ранжировать задачи по четырем квадратам. Главное разобраться: как правильно рассортировать объем работы (на день, неделю, месяц и даже год) на оси координат матрицы. Затем надо отбросить пожирателей времени и приступить к реализации планов.

Квадрат A: «Делай сам и сейчас»!

Срочные и важные дела текущего периода решайте безотлагательно и лично. Тут надо разу добавить: высший пилотаж для руководителя — организовать все так, чтобы не было критических ситуаций, то есть проблем, которые необходимо вносить в данный раздел.

Примеры распределения дел для квадрата A:

• выполнение работ с фиксированными сроками;
• управление кризисными ситуациями;
• ремонт необходимой техники;
• выплата зарплаты и кредитов;
• неожиданные интересные предложения;
• внеплановая консультация у врача.

Квадрат B: «Планируй»!

Не срочные, но важные дела — перспективы и достижение целей. В ежедневном расписании обязательно выделите, причем самые продуктивные часы для аналитической работы и планирования. Помните о них и правильно спрогнозируйте, когда задачи перейдут в категорию A. Это поможет избежать цейтнота.

Примеры распределения дел для квадрата B:

• анализ и подготовка новых предложений;
• планирование;
• обучение и личностное развитие;
• тренировки;
• обязательный отдых;
• плановый визит к врачу…

Квадрат C: «Делегируй»!

Срочные, но не важные дела, которые не приближают к поставленным целям, перепоручайте подчиненным. Конечно, в рамках их функциональных обязанностей, знаний, опыта и ответственности. Это даст возможность получить дополнительное время для планирования, и увеличить количество личных свободных часов.

Примеры распределения дел для квадрата C:

• навязанные телефонные звонки и встречи;
• бесперспективные совещания;
• переговоры с партнерами по второстепенным и организационным вопросам;
• частая проверка сообщений в мессенджерах и входящей почты;
• домашние рутинные обязанности.

Квадрат D: «Мусорное ведро»

Не срочные и не важные дела. Не тратьте время, а просто отбросьте и забудьте! Примеры распределения дел для квадрата D:

• блуждание в социальных сетях с целью «лайкнуть», чтобы не обидеть знакомых;
• просмотр одинаковых новостей, но на разных каналах;
• компьютерные игры…

Расстановка приоритетов по рангу

При выполнении задач необходимо также учитывать два фактора: первый — уровень занимаемой должности; второй — время нахождения в данном чине.

Начинающие начальники. Зона успешности практически полностью находится в категории «A». Ударение рекомендуется расставлять на:

• активном взаимодействии не только с заместителем, но и подчиненными;
• кадровых вопросах;
• принятии решений по мотивированию персонала.

Среднее управленческое звено. Для опытных руководителей в приоритете задачи категории «B» то, есть генерация идей и подготовка перспективных проектов. Успешные действия в данном поле помогут вывести структурное подразделение в лидеры, что способствует дальнейшему карьерному росту.

Топ-менеджеры. Как правило, акцентируют внимание на стратегии развития и утверждения компании на рынке, а значит на финансовом благополучии всего предприятия и коллектива.

А за счет блоков «ДЕЛЕГИРУЙ» и «МУСОРКА» рекомендуется разгрузить свой распорядок дня всем без исключения боссам.

В среднем каждому начальнику приходится решать более двухсот семидесяти вопросов за один рабочий день. Но даже если с утра от этого количества вас ждет лишь одна шестая заданий, то выполнить их в порядке очередности и при том качественно — весьма сложно. Поэтому приобретение навыков тайм-менеджмента будет очень кстати.

Делегирование и личная результативность

Проблема в том, что менеджеры первичного и среднего управленческих звеньев часто не решаются делегировать часть своих полномочий.

3 распространенные ошибки, которые становятся пожирателями времени

• Одни начальники абсолютно уверены: лучше, чем они с задачей никто не справится.
• У других возникают опасения: подчиненный может выполнить работу качественнее, чем он и, как результат, вышестоящее руководство сделает рокировку.
• Третьих беспокоит то, что сотрудником (который получил какую-то — пусть даже маленькую и эпизодическую власть) будет сложнее управлять.

Иногда «нарезание» задач без предоставления необходимых полномочий используется для укрепления начальником своего авторитета или создания предпосылок для увольнения подчиненного.

Советы психолога

Три вышеназванные пожирателя времени, которые приводят к внутреннему сопротивлению делегирования полномочий, добавляют проблемы прежде всего самому начальнику. Речь идет о психологических и физических перегрузках по причине ошибок при расстановке приоритетов, и, как следствие, снижении личной эффективности, а затем и результативности показателей структурного подразделения.

Как исправить ситуацию рассказала тренер-психолог агентства «Формат менеджмента» Инна Бутенко: «В первом случае, когда руководитель считает, что проще и надежнее все сделать самому, рекомендуется поэкспериментировать. Дайте подчиненному задание и поэтапно контролируйте выполнение. Вы быстро убедитесь: количество и качество способны выдать и нижестоящие по рангу. Более того, вы сможете раскрыть потенциал многих членов коллектива.

Во втором случае, как показывает практика, переживания, что подчиненный «затмит» шефа, — чаще всего надуманные. Все опытные руководители (по собственному опыту) хорошо знают, что успех сотрудника — это, как правило, заслуга его начальника. Поэтому в подобной ситуации вы будете в выигрыше.

В третьем случае стоит помнить еще одну важную вещь: сотрудник может быть отличным исполнителем, но не стратегом по планированию и/или управлению людьми. Таким образом, конкуренции он не составит. Словом, выбирайте: делегировать часть обязанностей и осуществлять контроль или ночевать в офисе с увесистыми шансами провалить работу (иногда вместе с карьерой)».

К сказанному надо добавить: делегирование полномочий — это основа навыков руководства людьми. Если игнорировать данную вводную, то создастся ситуация: шеф загружен под завязку, а коллектив прохлаждается. Результат — раздражение начальника и ощущения ненужности у команды. Не стоит бояться переадресовывать подчиненным: сначала выполнение текущих задач, со временем — часть полномочий, а затем даже какую-то долю ответственности. Это позволит сотрудникам мобилизоваться и приобрести необходимый опыт. А у руководителя появится время для стратегического и долгосрочного планирования.

В завершение разговора о методе Эйзенхауэра

В литературе по менеджменту есть примеры уникальных действий руководителей после освоения ими метода Эйзенхауэра. Так, один из боссов организовал для подчиненных тренинг, главной темой которого стал тезис: как выполнять работу своего начальника. Причем только после обучения персонала, по словам топ-менеджера, он почувствовал, что на практике означает правильная расстановка приоритетов, управление временем, планирование и делегирование полномочий.

Читайте также: «Эйзенхауэра: расставьте приоритеты и управляйте временем».