. Личный тайм-менеджмент

Личный тайм-менеджмент

Мужчина, размахивая руками, бежит по дороге. О том, что он очень спешит свидетельствуют часы, лежащие на мостовой, через которые он перепрыгивает

Как все успевать, когда не хватает времени?

Являетесь в офис задолго до начала рабочего дня, покидаете его поздним вечером, на выходные берете документы домой... и сожалеете, что в сутках лишь 24 часа? При этом литературу по тайм-менеджменту даже не тестировали? Попробуйте уже сегодня начать борьбу с пожирателями времени!


Почему не хватает времени в сутках? Средний хронометраж рабочего дня как для руководителей, так и для большинства специалистов следующий. Служебные телефонные разговоры занимают от часу до двух. Служебные визиты коллег (в общей сумме) длятся еще три или четыре часа. А оставшееся 80 % времени (чем выше должность, тем дольше) проводится на совещаниях. В итоге приоритетные задачи решаются наскоком, планирование откладывается на перспективу, к тому же рабочие сутки растягивается до без размерности. Как изменить ситуацию и научиться управлять временем?


Эффективное управление временем

Телефонные звонки — начните с их оптимизации. Ведь если проанализировать только «входящие», то быстро выяснится интересная закономерность.

Первая и большая часть звонков поступает не по адресу. Тем не менее сначала вам приходится уточнять вопрос и вникать в его суть, а затем искать номер телефона коллеги или подчиненного, чтобы подсказать абоненту информацию к кому обращаться. Причем хорошо если на другом конце провода понятливый и не очень разговорчивый собеседник, то есть консультация не затягивается!

Вторая часть звонков — важные, но не срочные вопросы, которые можно решить позже, не отвлекаясь от оперативных задач или планирования. Тут должен помочь опытный секретарь. Одна из его обязанностей — не обидеть телефонного визави, но защитить время начальника, его заместителя и даже заведующих отделами. А именно: подсказать (учитывая ваше расписание) оптимальное время для обращения..

В таких ситуациях наиболее грамотно звучит вопрос: «Может ли шеф вам перезвонить, когда освободится»? Преимущество такой обратной связи очевидное: можно позвонить после решения более важных и срочных дел или если вопрос не по адресу, то вообще не озадачиваться.Конечно, не исключены ситуации, когда подчиненного не соединили с руководителем, а проблема не терпит отлагательств. Однако в этом есть и свои положительные стороны — подобные обстоятельства стимулирует инициативу, и решение принимается на местах.

К слову, многие люди (независимо от ранга) данной системой не рискуют воспользоваться, так как не хотят обидеть подчиненных или коллег. Надо подчеркнуть: подобные опасения не обоснованы — умные поймут, а с глупыми незачем работать.

Оптимизируйте ресурс

  • Группируйте обратные звонки, то есть выделите для них определенное время.
  • Не нажимайте на кнопки сами (если вы руководитель) — в этом нет ни демократии, ни трудолюбия, а вот общая потеря минут большая.
  • Если подчиненный по телефону просит встречи, то сначала выясните: по какому вопросу он обращается и пообещайте, что сами зайдете, как только освободитесь. Это весьма уважительно по отношению к сотрудникам! И, кроме того, в кабинете подчиненного вы хозяин положения — можете в любой момент встать и уйти, что тоже весьма удобно. А главное — не прерывается начатая работа!

Визитеры. Популярная во многих компаниях политика «открытых дверей» имеет множество «минусов». Вы постоянно сталкиваетесь с тем, что через каждые 10-20 минут дверь открывается и входит посетитель. Чаще всего это подчиненный с пустяковой проблемой, которую он обязан решить сам или с кем-то из сотрудников. Однако специалисту приятно лишний раз напомнить начальству о себе…

Бывает, правда, и хуже. Визитер – бывший коллега (стартовали с одинаковых должностей) или однокашник, которого вы взяли на работу — они и вообще могут зайти с намерением просто поговорить... К тому же выпроваживать их приходится крайне корректно.

Организация управления визитами

  • Поставьте стол секретаря так, чтобы он мог остановить любого сотрудника. Несколько вопросов типа: я могу Вам чем-нибудь помочь; шеф крайне занят — может ли он сам Вам перезвонить, когда освободиться; что ему передать? И никто не обижен!
  • Ели посетитель все-таки зашел в ваш кабинет — встретьте его стоя, таким образом, вы не дадите визитеру возможности удобно расположиться в кресле и отнять много времени. Специалисту придется очень сжато выкладывать свою проблему.
  • В том случае, когда беседу нельзя отложить, сразу скажите, каким временем располагаете. Приучите секретаря или настройте коллег (если работаете в общем кабинете) оказывать друг другу посильную помощь. А именно: с озабоченным видом напоминать о потенциальных переговорах, телефонных звонках, важных задачах. В любом случае вы должны иметь возможность сказать: «Мы заканчиваем через 5 минут».
  • Поручите секретарю регулировать ваши встречи и заранее выяснять цель визита, оговаривать время и продолжительность разговора.

Совещания. На обычных инструктивных мероприятиях достаточно быстро координируются действия команды, тогда как на проблемных (при принятии сложных решений) происходит колоссальная потеря времени. Ведь чем больше количественный состав группы, тем сложнее установить связь между ее членами, и выработать план действий.

Время появится

  • Назначайте совещания за час или до обеда, или до конца рабочего дня. Желающих поговорить окажется меньше.
  • Начинайте планерки точно в назначенное время и не ждите опоздавших. Тех, кто задержится в третий раз — не очень интересует работа. Такие сотрудники не нужны.
  • Не разрешайте выступающим отклоняться от темы.
  • Установите продолжительность заседаний, к примеру, не более часа и лимит времени на каждый вопрос.
  • Ставьте точку вовремя.Сократите до минимума количество присутствующих.
  • Чертите таблицы в целях экономии времени. Например, тема заседания становится ее названием. В первой колонке размещается перечень фамилий присутствующих, во второй — решение, которое они должны воплотить в жизнь, а в третьей — сроки исполнения. Если резолюция предыдущего заседания не выполнена, то внесите вопрос в пункт «Незаконченные дела».

Отличный прием тайм-менеджмента — всегда срабатывает без осечек

Портрет автора блога «Тайминг — выбор лучшего времени» Лады Андреевой

Ремарка от автора:

«Представьте большой кабинет и. о. председателя правления ЧАО «Киевский электровагоноремонтный завод». С одной стороны — стол и компьютер, но нет ни одного кресла! А с другой — несколько высоких столиков, как в магазинах, где варят кофе, чтобы стоя (практически на ходу) проглотить горячий напиток.

Хозяин кабинета — Василий Дутчак объяснил спартанскую обстановку так: предприятие большое и задач много, поэтому некогда засиживаться за столом. Кроме того, за компьютером полезнее работать стоя — это гарантирует хорошую осанку.

Хотя я уверена, что железнодорожник слукавил и отлично знаком с принципами тайм-менеджмента — стоя долго не поговоришь. Так за 15 минут нашего интервью и факты для публикации были набраны, и вкусным чаем тоже угостили. Не исключаю: кресла могут заноситься, когда посетители уходят»!

Читайте по теме: «Матрица Эйзенхауэра: планируем свою успешность».

Отправить комментарий

2 Комментарии

  1. Це вам просто не все показали :) У нього напвроти через приймальню є кімнатка. Там і стіл, і стільці, і пляшечка коньяку :)

    ОтветитьУдалить
  2. Я предполагала, что весь день на ногах не продержаться! Мне очень хотелось сесть и чуть-чуть отдохнуть, ведь журналиста, как волка — ноги кормят!

    ОтветитьУдалить